Написать письмо с просьбой о встрече

Содержание:

Написать письмо с просьбой о встрече

Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка. Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.

Примеры таких писем приведены в данном разделе.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ

Информируем Вас о том, что господин. может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).

Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.

Господин. уполномочен вести дела от имени нашей компании.

Мы хотели бы получить от Вас подтверждение даты встречи. Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату.

Письмо-ответ на предложение о встрече

Благодарим Вас за извещение относительно визита господина. в наш офис __ (дата). Рады будем встретить его и готовы обсудить с ним наши взаимные деловые интересы и перспективы сотрудничества.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Во время работы Московской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности, к стоматологическому оборудованию.

Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и, таким образом, установить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске.

Рассчитываю на скорую встречу с Вами.

Я обращаюсь к Вам, чтобы выяснить, не согласитесь ли Вы принять приглашение от ____ (название фирмы). Позвольте заверить, что мы очень хотим видеть Вас здесь и сделаем все от нас зависящее, чтобы Ваше пребывание у нас было приятным. Если Вы готовы принять наше приглашение, прошу сообщить, какие даты для Вас наиболее удобны.

Хотелось бы знать, не сочтете ли Вы возможным приехать в. и сделать для нас сообщение о Ваших последних работах, обратив особое внимание на проблемы. Если это приемлемо для Вас, я бы предложил апрель, хотя, разумеется, мы будем рады организовать этот визит к любой дате, удобной для Вас. Нам будет очень приятно показать Вам наше предприятие.

Письмо-приглашение с просьбой о выступлении на семинаре

Как сообщили нам из местной торгово-промышленной палаты, Вы посетите наш город в следующем месяце.

Мы были бы очень рады, если бы Вы приняли участие в нашем семинаре для. по __ (тема) 24 октября с 10.00 до 13.00. Обычно мы устраиваем лекцию примерно на 1 час с последующим обсуждением. Присутствовать будут около 40 человек.

Вы можете выступить на любую тему, связанную с нашей деятельностью. Если Вы не можете приехать именно в этот день, мы готовы перенести семинар на другой день недели, начиная с 20 октября, или даже на следующую неделю по Вашему усмотрению.

При необходимости мы можем забронировать Вам гостиничный номер.

Мы будем Вам весьма признательны, если Вы примите это приглашение.

Письмо-просьба о встрече

Наша компания начала работать над. и я недавно узнал, что Вашей фирмой ведутся работы по той же проблеме, поэтому я был бы Вам очень признателен, если бы Вы смогли пригласить меня для встречи с Вами и Вашими коллегами. Такая встреча была бы очень полезна для нас и, надеюсь, для Вас тоже.

Прошу сообщить, сможете ли Вы принять меня и, если да, то когда.

Письмо-согласие о принятии приглашения

С удовольствием сообщаю, что текущий год позволяет мне принять Ваше любезное приглашение посетить Вашу компанию. На этот год запланирована моя поездка в Калининградскую область, что позволит мне увязать эту поездку с Вашим приглашением. Я могу представить Вам график моей поездки, что, надеюсь, поможет Вам в подготовке визита.

Письмо-благодарность за организацию визита

Благодарю Вас за доброжелательную помощь в подготовке, связанной с моим предстоящим визитом в Карелию. Я полностью удовлетворен всеми организационными мерами, предпринятыми Вашей фирмой, и искренне благодарю Вас за Ваш интерес к этому делу.

Письмо-просьба о встрече

Я взял на себя смелость написать Вам для того, чтобы попросить о встрече в любой удобный для Вас день. Я был бы признателен, если бы Вы могли уделить мне час или около того, чтобы обсудить. Если Вы можете принять меня, пожалуйста, сообщите день и время, когда мне прийти.

Письмо-благодарность за оказанный прием с приглашением нанести ответный визит

Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.

Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин. представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в. в конце месяца для дальнейших переговоров. Заверяем Вас, что господин. будет находиться на положении гостя в течение всего времени его визита.

Письмо-просьба об организации приема конкретного лица

Сообщаем Вам, что (имя) прибудет (место, дата), и мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него (посещение завода, встречу с клиентами и т.д.) во время его визита.

(Имя) прибудет (каким транспортным средством), и мы также просили бы Вас встретить его и зарезервировать номер в гостинице на срок. дней. Необходимые удобства (характеристика номера).

Просим сообщить, что Вам удалось сделать для приема данного лица.

Мы хотели бы поблагодарить Вас за гостеприимство (дружеский прием), оказанное нашему представителю г-ну.

Письмо предложение о встрече

Уважаемый Иван Иванович ,

Мы получили Вашу жалобу о [проблема] и хотели бы встретиться и обсудить ваши проблемы. Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00. Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.

Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.

Уважаемый Иван Иванович ,

Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании. Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.

Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г. чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече. Надеюсь на скорую встречу.

Без названия

Образец официального письма для деловой встречи

1500 , 2000 New : , — 35 , . : , 2013 , XP, , :Windows Roman :

Деловое письмо-просьба на английском языке

Этим Вы поможете в развитии нашего сайта!

Очень часто возникает потребность обратиться к кому-либо с письменной деловой просьбой на английском языке. Существует множество видов деловой просьбы, вот только немногие из них:

  • Просьба о собеседовании перед приемом на работу
  • Обращение за рекомендательным письмом
  • Просьба о встрече
  • Просьба о предоставлении информации
  • Просьба о повышении

    Как написать деловое письмо-просьбу

    Структура делового письма-просьбы на английском языке, как и правила общения при его написании, практически не отличается от стандартного делового письма на английском языке .

    Однако есть несколько простых правил составления делового письма-просьбы, соблюдая которые вы можете увеличить шансы получить согласие на то, что вы просите сделать.

    Будьте проще. В первом же абзаце письма укажите получателю причину вашего обращения к нему.

    В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас. Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились. В случае письма бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ними. Эти данные помогут получателю вашей просьбы вспомнить вас.

    Кратко объясните, что именно вы просите у него. Если у вашей просьбы есть срок выполнения, то укажите его сразу после самой просьбы.

    Дайте читателю всю информацию, которая должна соответствовать вашей просьбе.

    Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы.

    Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса.

    Поблагодарите человека за оказанную помощь.

    Деловое письмо деловой этикет

    Это послание сдается в регистрирующий орган и оформляется по запросу арендатора: тойота альтеза руководство по ремонту .

  • Дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла). Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет. Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, .
  • 1 содержит пример такого письма. Попросите секретаря вашего руководителя связаться с их секретарем, имея. 1 Это письмо поможет добиться встречи на верхнем уровне.
  • Всё о деловой переписке: правила написания и образцы деловых писем. Деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя. Переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во .
  • Текст письма строится по схеме: введение, доказательства и заключение. Отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
  • Пример письма просьбы — деловое письмо просьба. Письмо просьба пример (образец). Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным. С подписью руководителя либо уполномоченного лица.
  • Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты: Эмблему (логотип) .

    Письмо о встрече для переговоров

    Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

    Требования

    Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
    Итак, письмо должно:

    • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
    • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
    • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
    • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
    • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

    Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

    • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
    • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
    • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

    Схема составления

    Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

    Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

    • Данные организации.
    • Номер и дату документа.
    • Наименование адресата.
    • Обращение.
    • Представление.
    • Аргументацию обращения.
    • Назначение встречи.
    • Цель.
    • Подпись.

    Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

    Номер и дата

    Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

    Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

    Данные адресата

    Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

    Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

    Представление

    Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

    Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

    У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

    Назначение встречи

    Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

    • Назначить конкретную дату.
    • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
    • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
    • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

    Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

    Дополнительные части

    В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

    • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
    • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
    • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
    • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

    В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

    Как написать письмо о встрече клиенту

    Ведение бизнеса предполагает постоянное деловое взаимодействие с партнерами и клиентами. Договоренности о таких встречах достигаются в результате обмена письмами. Как составить грамотное и корректное письмо о встрече клиенту, расскажем ниже.

    Основные правила

    Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

    1. Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
    2. Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
    3. Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

    Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

    Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

    • Уважаемый профессор Петр Иванович!
    • Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
    • Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

    Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

    • Прежде всего, благодарим Вас за…
    • Спасибо за предоставленную возможность…
    • Примите от нас искреннюю благодарность за…

    Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

    • Извините, нам так неудобно, что…
    • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
    • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

    Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

    • В ответ на Ваш запрос от (дата)…
    • В соответствии с соглашением на (дата)…
    • Согласно договоренности на (дата)…
    • Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

    5. Причина (предмет разговора).

    В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

    • Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
    • Нас заинтересовало Ваше предложение…
    • В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
    • Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
    • Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

    6. Назначение встречи.

    Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

    • 15 марта 2018 года в 14:00.
    • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

    Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

    • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
    • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
    • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

    Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

    • Позвольте поблагодарить Вас…
    • Благодарим за желание помочь нам в…
    • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
    • Спасибо за…
    • С уважением…
    • Желаем успехов!
    • С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

    Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

    Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

    Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

    Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

    Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

    Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

    Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

    «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

    Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

    «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

    Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

    Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

    «Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

    «Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

    «Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

    Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

    Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

    Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

    Шаг 3. Обоснование просьбы

    Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

    На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

    Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

    Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

    «Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

    «Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах».

    «Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей».

    Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

    «Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

    «В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

    Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

    «А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

    «Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

    Опишите значимость просьбы

    Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

    «С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

    Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

    Шаг 4. Изложение просьбы

    Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

    «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

    Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

    «Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей».

    В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

    О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

    Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

    «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

    В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

    В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

    Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

    Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

    «Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

    Но могут быть и другие варианты:

    «Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

    «Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

    Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

    Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

    Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

    Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

    Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

    Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

    Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

    Уважаемый директор компании ____!

    Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

    С уважением, ____.

    Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

    Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

    Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

    №1. Персональное обращение

    Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

    Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

    Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

    Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

    Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

    Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

    Думаем, основную мысль вы уловили.

    №2. Почему ИМЕННО он?

    Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

    • Вы являетесь специалистом в области ____.
    • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
    • Только Ваш отдел работает без ____.

    Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

    • Вы в свое время блестяще завершили ____.
    • Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
    • Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.

    Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

    №3. И снова выгоды

    Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

    Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

    Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

    Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

    Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

    Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

    №4. Ваши успехи

    Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

    Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

    Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

    • Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам
    • В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.

    №5. Конкретная просьба

    Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

    В чем это должно выражаться?

    Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

    Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

    • До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
    • Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
    • Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.

    №6. Громкие имена

    Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

    Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

    • В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
    • В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

    №7. Важные итоги

    Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

    • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
    • На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
    • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

    №8. Контакты

    «И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

    Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

    Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

    Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

    Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

    Это первое правило результата.

    Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

    Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

    Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.

    Сегодня вы узнаете:

    • Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
    • Как написать письмо о встрече клиенту;
    • Как написать письмо после встречи.

    Содержание

    Основные правила написания деловых писем

    Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

    Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

    Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

    Правила деловой переписки:

    • Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
    • Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
    • Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
    • Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
    • Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
    • Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
    • Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
    • После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
    • Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

    Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

    Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

    Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

    Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.

    Структура письма о встрече с клиентом

    1. Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку. Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”
    2. Представление. Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

    Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

    1. Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.
    • Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
    • Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
    • Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

    Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

    1. Назначаем встречу.
    • Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
    • Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
    1. Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

    Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).

    Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

    На этом наше письмо заканчивается.

    Письмо после деловой встречи

    Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

    В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

    Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

    Оно также имеет свою стандартную структуру:

    1. Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
    2. Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
    3. Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

    Смотрите еще:

    • Статья 18 часть 5 Виды и меры взысканий за нарушения Правил дорожного движения в соответствии с Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях (жирным шрифтом выделены нарушения, за […]
    • Статья 257 гпк рф Статья 257. Рассмотрение заявления об оспаривании решения, действия (бездействия) органа государственной власти, органа местного самоуправления, должностного лица, государственного и […]
    • Срок подачи декларации на возмещение ндфл при покупке квартиры Сроки подачи декларации 3-НДФЛ на налоговые вычеты. Так как наш сайт посвящен только получению налоговых вычетов (имущественных, социальных и стандартных), то срок подачи декларации 3-НДФЛ […]
    • Долг по квартплате отключили свет Отключили свет за неуплату квартплаты Образовалась задолженность по квартплате за 4 месяца в связи с временными материальными затруднениями. Первое предупреждение об отключении […]
    • Смежные права публикации Интеллектуальная собственность в России и за рубежом Объекты смежных прав В главе «Объекты смежных прав» Библиотеки интеллектуальной собственности Sum IP Вы узнаете, какие результаты […]
    • Закон о полиции 25 Стаття 25. Повноваження поліції у сфері інформаційно-аналітичного забезпечення Про Національну поліцію перевірено сьогодні закон від 05.08.2018 вступив у чинність 02.07.2015 Ст. 25 […]